HubSpot Sales Email Templates: Guide & Beispiele

Es gibt Hunderte von Blog-Posts, eBooks, Kursen und YouTube-Videos, die alle dasselbe versprechen: die magische E-Mail-Sequenz, die „funktioniert.“ 

Sie enthalten alle dieselben generischen E-Mails, überbieten sich aber gegenseitig mit handverlesenen Fallstudien, die dich davon überzeugen, dass es diesmal vielleicht anders ist.

Ist es nicht anders.

Ich werde dir nicht die magische E-Mail-Sequenz geben, die deine Prospects irgendwie dazu bringt, ein Meeting mit dir zu buchen. Aber ich gebe dir einen ehrlichen Leitfaden, wie du E-Mail-Templates zu deinem Vorteil erstellst und nutzt – und wie du sie zu echten Erfolgsfaktoren machst.

Wenn du ein schön verpacktes Paket mit Templates willst, ist das nicht der richtige Leitfaden für dich. Aber wenn du es leid bist, Prospects gedankenlos immer wieder anzuschreiben, während du auf einen leeren Posteingang starrst, ist das deine Chance, das zu ändern.

So erstellst du ein Template in HubSpot

Wir beginnen mit den Grundlagen zum Erstellen von E-Mail-Templates in HubSpot und kommen dann zur Strategie. 

Sales-Templates in HubSpot zu erstellen ist super einfach. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein E-Mail-Template zu erstellen:

• Direkt in HubSpot erstellen
• Aus deinem Posteingang erstellen 

So erstellst du ein Template in HubSpot

Logge dich zuerst in HubSpot ein. Klicke im linken Menü auf das CRM-Symbol und wähle dann Message Templates aus dem Menü. Dadurch gelangst du zum Bereich für E-Mail- und WhatsApp-Templates.

Um ein neues Template zu erstellen, klicke auf den orangefarbenen Button Neues Template und erstelle es entweder von Grund auf oder nutze eines aus der HubSpot-Bibliothek.

HubSpots vorgefertigte Templates sind in Ordnung, aber auf das „Warum“ und „Wie“ der Kommunikation gehe ich später ein. Sobald du den Text für dein Template eingegeben hast, füge bei Bedarf Personalisierungs-Tokens hinzu, gib deinem Template einen Namen und speichere es für die spätere Verwendung. 

Ich ordne Templates gerne in Ordnern, damit sie leicht abrufbar sind. So sind sie beim Schreiben von Nachrichten an Prospects aus dem Posteingang oder beim Suchen nach Templates für eine E-Mail-Sequenz leicht zu finden.

So erstellst du ein Template in deinem Posteingang

Das Tolle an der HubSpot Chrome-Erweiterung ist, dass du deinen Posteingang nicht verlassen musst, um Sales-E-Mail-Templates zu erstellen oder zu verwalten.

Beim Schreiben einer neuen E-Mail klickst du auf das „Templates“-Symbol im E-Mail-Editor.

Dadurch öffnet sich ein Fenster zum Einfügen eines Templates oder zum Erstellen eines neuen. Du kannst auf diesem Weg nicht auf HubSpots Bibliothek zugreifen, aber wenn du Templates von Grund auf erstellen kannst, ist es eine einfache Möglichkeit, sie schnell zu erstellen.

Wie in der App fügst du bei Bedarf Personalisierungs-Tokens hinzu, gibst deinem Template einen Namen und speicherst es.

Als nächstes zeige ich dir, wie du diese Templates verwendest und sendest.

So sendest du ein Template in HubSpot

Wenn du wie die meisten Vertriebler bist, die ich kenne, sendest du Templates meist aus deinem Posteingang. Du hast aber auch andere Optionen, die es wert sind, sie zu kennen:

• Aus dem Kontaktdatensatz senden
• Aus deinem Posteingang senden
• In einer Sequence senden

Aus dem Kontaktdatensatz senden

Ich sende E-Mails hauptsächlich aus meinem Posteingang, aber es ist erwähnenswert, dass du deine Templates auch verwenden kannst, wenn du eine E-Mail aus einem Kontaktdatensatz sendest. 

Nachdem du auf den Button E-Mail erstellen in einem Kontaktdatensatz geklickt hast, klicke auf Templates, um ein Template einzufügen. Im Gegensatz zum Senden einer E-Mail aus dem Posteingang kannst du auf diesem Weg kein neues Template erstellen; du kannst nur bestehende Templates senden.

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Aus deinem Posteingang senden

Wie oben erwähnt, kannst du E-Mail-Templates aus deinem Posteingang senden, wenn du die HubSpot-Erweiterung verwendest. Das ist meine bevorzugte Methode, Templates zu verwenden, aber lies weiter, um genau zu erfahren, wie ich Templates in meinem Vertriebsprozess einsetze, damit du das so strategisch wie möglich tun kannst.

In einer Sequence senden

Meine zweite Lieblingsmethode, Sales-Templates zu verwenden, ist in einer Sequence!

Sequences sind das Automatisierungstool des HubSpot CRM, das entwickelt wurde, um E-Mails zu senden, Aufgaben zu erstellen und mehr für jeden Prospect, den du einträgst. Sequences ermöglichen es dir, eine Reihe von personalisierten E-Mails an vertriebsqualifizierte Leads oder kalte Prospects über Zeit zu senden und so deine Outreach im großen Maßstab zu automatisieren.

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Du kannst Sales-Templates in Sequences verwenden oder Aufgabenerinnerungen einrichten, um deinen Outbound-Prozess zu automatisieren (zumindest Teile davon). Sieh dir meinen Leitfaden zu HubSpot Sequences und meine 10 Favoriten an, die du verwenden kannst!

Dos und Don'ts beim Einsatz von E-Mail-Templates in deiner Outreach

Das sind die Grundlagen zum Erstellen eines HubSpot-Templates. Jetzt wird es strategisch. Ehrlich gesagt spielt der tatsächliche Inhalt deines Templates viel weniger eine Rolle als die Vorbereitung, die du leistest, bevor du auf „Senden“ klickst, und dein Timing. 

Im Vertrieb ist Timing alles. Glück spielt auch eine Rolle, aber je strategischer und absichtlicher du in deinem Vertriebsprozess vorgehst, desto besser werden deine Ergebnisse.

Do

• Personalisieren. Ich meine damit nicht nur Personalisierungs-Tokens wie Name und Unternehmen. Versuche, deine Liste im Voraus zu segmentieren und Nachrichten, Ansätze und Hooks auf deine Zielgruppe zuzuschneiden. Du würdest mit einem CEO anders sprechen als mit dem Leiter einer Abteilung, also passe deine Botschaft entsprechend an.
• Auf die Performance achten. Glaubst du wirklich, dass du erfolgreich sein wirst, wenn du im Dunkeln tappst? Achte auf Öffnungsraten, die Anzahl der Öffnungen, Klickraten und natürlich Antworten, um deine Botschaft zu beurteilen. Schau dir meine liebsten Sales-Dashboards und -Berichte hier an.
• Häufig testen. Du bist nie „fertig.“ Du machst nur Schritte vorwärts, um deinen Outbound-Prozess zu optimieren und zu perfektionieren. Teste Betreffzeilen, Hooks und Gesprächsthemen innerhalb von Segmenten, um herauszufinden, was am besten funktioniert. 
• Kanäle mischen. Sogar das perfekt personalisierte Template führt zu… nichts. Eine Öffnung oder zwei, aber keine Antwort. Das ist normal. Du kannst deine Erfolgschancen verbessern, indem du Kanäle mischst: auf LinkedIn nachfassen, eine Voicemail hinterlassen usw. Das verbessert deine Chancen, wahrgenommen zu werden, erheblich, was eine viel bessere Chance auf eine Antwort bedeutet. 

Wenn LinkedIn Teil deines Follow-up-Mix ist, deckt der HubSpot LinkedIn-Integrationsleitfaden die wichtigsten Wege ab, LinkedIn und HubSpot zu verbinden, einschließlich LinkedIn-Nachrichten mit HubSpot synchronisieren.

Don't

• Generische Nachrichten massenweise versenden. Die Kehrseite der Personalisierung ist das Nicht-Versenden von aufwandsarmen, generischen Nachrichten. Dein Kunde ist wahrscheinlich klug, also behandle ihn auch so. Generische Nachrichten, die wie ChatGPT klingen, werden durchschaut.
• Daten ignorieren. Der beste Weg, monatelange harte Arbeit mit wenig Ergebnis zu verbringen, ist, deine Zahlen zu ignorieren. Verfolge jeden Datenpunkt und teste, was die Performance verbessern kann.
• Die Nachricht über Ausdauer und Timing stellen. Wenn du anstößig, langweilig oder generisch bist, schreckt das deinen Prospect ab… aber die Botschaft ist nicht alles. Timing und Ausdauer sind wichtiger und machen den Unterschied zwischen einer vollen Pipeline und einer langen Liste von Prospects, die du „bearbeitet“, aber nie bewegt hast.

Lass uns als Nächstes tiefer in die Strategie eintauchen.

Solltest du KI für Sales-E-Mails nutzen?

Kurze Antwort: Nein.

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Ich liebe KI… für die richtigen Dinge. KI kann großartig sein für das Analysieren von Daten, das Machen von Vorhersagen oder das Bearbeiten von Inhalten, aber es ist nicht gut darin, Inhalte von Grund auf zu erstellen. Hier ist der Grund. KI-Tools wie ChatGPT und Claude werden auf riesigen Mengen an Daten aus aufwandsarmen, generischen Blog-Posts im Web trainiert. 
Bitte ChatGPT, eine Verkaufs-E-Mail für dich zu schreiben, und es wird sein Bestes tun, eine Verkaufs-E-Mail zu generieren, die Elemente aus allen Verkaufs-E-Mails im Web kombiniert. Sie sehen typischerweise so aus:

Hallo NAME,

Wenn du wie die meisten Kleinunternehmer-CEOs bist, mit denen ich spreche, erlebst du PROBLEM

Deshalb haben wir LÖSUNG entwickelt. Hier kann es dir helfen:

• Value Proposition
• Value Proposition
• Value Proposition

Wenn du offen dafür bist, zeige ich dir gerne, wie andere PERSONA LÖSUNG nutzen, um ERGEBNIS zu erzielen.

Du kannst hier eine kurze Demo sehen.

Oder antworte, und ich schicke dir eine schnelle Übersicht.

Ich habe ChatGPT um das Obige gebeten, und wie du sehen kannst, ist das Ergebnis schrecklich: Niemand wacht morgens auf und möchte von einem Verkäufer hören, und niemand interessiert sich dafür, was du über dein Produkt zu sagen hast oder was du dir „wünscht“, dass sie tun sollen.

Die besten Verkaufs-E-Mails sind hyper-personalisiert, zeitgemäß und relevant, und durch zusätzliche Kanäle verstärkt, damit sie auffallen statt unterzugehen. KI kann vieles tun, aber das kann sie nicht. Lies weiter, um die Templates zu erhalten, die ich zum Senden empfehle, und die Best Practices, die du befolgen solltest.

5 Sales-E-Mail-Templates, die du dir schnappen kannst

Du solltest ChatGPT nicht bitten, dir eine Verkaufs-E-Mail zu „schreiben“, aber du kannst mit den folgenden Templates beginnen, um deinen Outbound-Kampagnen eine solide Grundlage zu geben. 

Ich empfehle, mit Folgendem zu beginnen. Jedes muss je nach Zielgruppe angepasst werden, also behandle sie als Basis. Denke daran: mach sie spezifisch und relevant, und teste:

• Erster Kontakt bei der Prospecting
• An einen Nutzer/Champion senden
• Voicemail-Follow-up
• Demo-Follow-up
• Den Blocker finden

Erster Kontakt bei der Prospecting

Das ist ein grundlegendes Eröffnungsschreiben, das festlegt, wer du bist, wem du hilfst und was deine Absichten sind. Der Schlüssel ist, dieses Schreiben mit anderen Aktivitäten zu kombinieren, wie z.B. dem Engagement auf LinkedIn oder dem Nachfassen mit einem Kaltanruf. 

Hi {{NAME}},

Ich melde mich, um einen Termin zu vereinbaren. Mein Unternehmen, {{COMPANY}}, hilft {{ICP}}, {{PROBLEM}} zu lösen.

Gründer berichten mir von {{PROBLEM}}. Ich habe meinen Kunden bei diesem Problem geholfen und würde gerne die Gelegenheit nutzen, zu erklären, wie. Danach würde ich gerne mehr über {{COMPANY}} und deine Situation erfahren.

Mein Kalender ist offen am {{ZEITEN}}. Passt einer der Tage für einen Anruf?

Beste Grüße,

{{DEIN NAME}}

An einen Nutzer/Champion senden

Angenommen, du zielst auf einen Abteilungsleiter ab und die Dinge laufen gut, aber kommen ins Stocken. 

Wende dich an jemanden unter diesem Abteilungsleiter, vielleicht einen Manager oder Individual Contributor, und erwähne dann, dass du mit deinem ursprünglichen Prospect in Kontakt warst und frage, ob er von irgendetwas im Unternehmen weiß. Das kann eine großartige Langzeittaktik sein, um zu versuchen, deinen ursprünglichen Prospect wieder zum Engagement zu bringen.

Hi {{NAME}},

‍Ich habe {{URSPRÜNGLICHER ICP}} seit ein paar Wochen Nachrichten geschickt, und wir haben ein Follow-up-Meeting besprochen, aber ich habe noch nichts von ihm/ihr gehört. 

War er/sie nicht da? Oder hat dein Unternehmen sich bereits für eine Lösung entschieden? Ich würde {{URSPRÜNGLICHER KONTAKT}} gerne erneut sprechen, falls nicht.

Beste Grüße,

{{DEIN NAME}}

Voicemail-Follow-up

Hast du eine Voicemail hinterlassen? Fasse mit dieser Nachricht in ihrem Posteingang nach. In meiner Erfahrung kann das einen Rückruf erhalten, wenn der Prospect bereits mit dir oder der Marke vertraut ist. 

Hi {{NAME}},

Ich habe gerade dein Handy versucht und eine Voicemail hinterlassen. Ich habe Zeit bis {{ZEIT}} zu chatten. Wenn du noch frei bist, erreichst du mich unter {{NUMMER}}.

Beste Grüße,

{{DEIN NAME}}

Demo-Follow-up

Fasse nach einer Demo immer nach, um das Besprochene zu wiederholen und einen klaren nächsten Schritt zu geben. Wenn du Preise besprochen hast und gute Signale im Gespräch bekommen hast, leite sie zur Unterzeichnung. Wenn du das Gespräch mit offenen Fragen verlassen hast, führe sie zum nächsten Gespräch, bei dem du weiter diskutieren wirst.

Hi {{NAME}},

Danke für deine Zeit in unserem Gespräch am {{TAG}}.

Basierend auf dem, was du über {{HERAUSFORDERUNG}} geteilt hast, denke ich, dass {{LÖSUNG}} eine gute Lösung für {{COMPANY}} sein könnte, indem es dir hilft, {{ERGEBNIS}} zu erreichen. Wenn alles gut klingt, ist der nächste Schritt, deinen Vertrag zu unterzeichnen und loszulegen.

Wenn du vor der Unterzeichnung Fragen hast, lass es mich wissen.

Beste Grüße,

{{DEIN NAME}}

Den Blocker finden

Als letzten Ausweg verwende ich diese Kampagne gerne, wenn ein Prospect Gefahr läuft, mich zu ghosten. Damit hatte ich in der Vergangenheit guten Erfolg und habe sogar einen Deal wiederbelebt, von dem ich sicher war, dass er im Papierkorb landet.

Hi {{NAME}},

Es ist okay, wenn die Antwort „Nein“ auf eine Zusammenarbeit ist – sag es mir einfach, und ich melde mich nicht mehr.

Wenn die Antwort andererseits „wir sind unsicher“ ist – das ist auch in Ordnung. Das ROI-Gespräch kann schwierig sein. Würde es Sinn machen, noch ein paar Leute in unsere Gespräche einzubeziehen, um es zu besprechen?

Wenn es keines davon ist, lass mich wissen, was es ist und wie ich helfen kann!

Beste Grüße,

{{DEIN NAME}}

So nutzt du HubSpot-Templates auf LinkedIn

Wie ich oben geteilt habe, verbessert das Kombinieren deiner E-Mail-Outreach mit mehreren Kanälen deine Chancen auf eine Antwort. 

E-Mails allein sind leicht zu ignorieren. Aber indem du mit einem Prospect über mehrere Kanäle Vertrautheit aufbaust, wie Telefon und LinkedIn, lässt du deine Outreach dringlicher und notwendiger erscheinen. 

Du kannst HubSpot Sales-Templates nicht auf LinkedIn verwenden…wenn du nur HubSpot nutzt. Aber wenn du Hublead verwendest, um HubSpot und LinkedIn zu verbinden, kannst du Templates in Hublead für die spätere Verwendung speichern.

Genau wie HubSpot-E-Mail-Templates ermöglichen dir diese Nachrichten-Templates, Prospects im großen Maßstab zu kontaktieren. Und mit Hublead synchronisiert sich jede DM und InMail direkt zurück zu HubSpot, damit du sehen kannst, was in deinem Vertriebsprozess funktioniert und was nicht.

Hublead kann noch mehr als das. Du kannst auch:

• E-Mails und Telefonnummern von Prospects finden
• Verwaltungsarbeit aus deinem Workflow entfernen
• Deine CRM-Daten sauber und zuverlässig halten

Und mehr! Probiere Hublead hier kostenlos aus.

Outreach Best Practices

Wir haben bisher viel abgedeckt! Du hast gelernt, wie du Templates erstellst, wann du KI in deinen Prozess einsetzen solltest, und hast Beispiel-Templates zum Anpassen erhalten. Ich lasse dich mit ein paar Best Practices zurück, bevor wir schließen.

• Copywriting-Ansatz
• Targets qualifizieren
• Kontakte segmentieren

Deine Copywriting-Ansätze testen

Timing ist alles im Vertrieb, aber du kannst das Timing nicht kontrollieren. Relevanz ist jedoch eine enge zweite Priorität. Die oben gegebenen Beispiele sind absichtlich generisch. Ihnen fehlt die Persönlichkeit und die relevanten Details, die deine E-Mails von dem Rest des Einfallslosen im Posteingang deines Prospects abheben werden. 

Also passe sie an und teste deine Ansätze. Schau, wie ein Stil im Vergleich zum anderen abschneidet. Erfolg im Vertrieb kommt durch Ausdauer und Testen.

Targets qualifizieren

Bevor du deinen Finger überhaupt auf die Tastatur legst: Ist das ein Prospect, den du überhaupt ansprechen solltest?

Zum Beispiel könnten bei Hublead Tausende von Unternehmen davon profitieren, ihr CRM mit LinkedIn zu synchronisieren… aber Hublead integriert sich nur mit HubSpot. Ein Unternehmen könnte ein großer Fan des Produkts sein, aber schlecht passen, wenn es Salesforce oder Pipedrive verwendet.

Oder wenn du Dienstleistungen anbietest: Hat das Unternehmen bereits eine Vollzeitkraft, die sich den von dir angebotenen Dienstleistungen widmet?

Das sind einfache Fragen, die mit etwas Recherche auf LinkedIn oder mit Tools wie Apollo beantwortet werden können. Stelle sicher, dass deine Outreach-Liste qualifiziert ist, um dein Produkt/deine Dienstleistung zu kaufen, bevor du dich meldest.

Kontakte segmentieren

Neben der Qualifizierung von Targets ist der nächste Schritt zur Verbesserung deiner Chancen die Segmentierung von Kontakten. Du kannst Kontakte segmentieren nach:

• Unternehmensgröße
• Rolle im Unternehmen
• Interesse/Vertrautheit mit deinem Produkt
• Ob sie einen Konkurrenten nutzen

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Der Himmel ist die Grenze. Segmentierung hilft dir, die Ansätze in deinen Nachrichten zu verfeinern und sicherzustellen, dass jede Kampagne, die du sendest, so relevant wie möglich ist.

Outbound meistern mit dem HubSpot Outbound Handbook

Das Erstellen von E-Mail-Templates ist nur der Ausgangspunkt. Jetzt musst du deine Pipeline mit qualifizierten Leads und heißen Opportunities füllen.

Dafür brauchst du eine Outbound-Strategie.

Wenn du deinen Vertriebsprozess in HubSpot wirklich auf die nächste Stufe heben möchtest, lade das kostenlose HubSpot Outbound Handbook herunter, unseren Leitfaden zum Aufbau eines skalierbaren und effektiven Outbound-Prozesses in HubSpot. In diesem Leitfaden behandeln wir:

• Die zu nutzenden Kanäle
• Wie du die Aufmerksamkeit deiner Prospects gewinnst
• Die Tools, die du zur Beschleunigung des Vertriebs verwenden solltest

Und mehr! Klicke auf den Button unten, um es kostenlos zu erhalten und deinen Outbound-Prozess in HubSpot zu skalieren.